Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau
lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
| LeadOM.doc http://www.ziddu.com/download/20272082/LeadOM.doc.html |
| Organisasi.doc http://www.ziddu.com/download/20272081/Organisasi.doc.html |
| MOTIVASI.ppt http://www.ziddu.com/download/20272080/MOTIVASI.ppt.html |
| KULIAH3-STRUKTURORGANISASI.ppt http://www.ziddu.com/download/20272079/KULIAH3-STRUKTURORGANISASI.ppt.html |
Sekretarisan Sekre.xls
http://www.ziddu.com/download/20272077/Sekre.xls.html
KESEKRETARISAN
MATERI
SMT 2
Dosen Dra C Dyah
Sulistyaningrum Indrawati, M.Pd
Pengertian Sekretaris
Bahasa
Latin : secretum artinya rahasia.
è
Orang yang memegang rahasia
tersebut dinamakan secretarium / seretarium
Bahasa
Perancis : secretaire
Bahasa
Belanda : secretaries
Bahasa
Inggris : secretary
Pendapat M. Braum dan Ramon ( Portugal )
è
Seorang pembantu pemimpin yang
memiliki tugas pendiktean, menyiapkan, menerima, memeriksa atau mengingatkan
pemimpin guna meningkat efektifitas dari pemimpin.
Persamaan & Perbedaan
Sekretaris
dan Penulis
Penulis : orang yang tugasnya menulis /
kecakapan kerja tulis menulis.
Contoh ; dalam kepanitiaan, organisasi
Sekretaris : lebih luas cakupannya
Sekretaris : subyek / orangnya.
Kesekretarisan : seluk beluk sekretaris
Sekretariat :
tempat sekretaris (aktifitas statis)
Unsur
sekretariat : a. Tempat b. Manusia c. Sarana
Kesekretariatan : aktifitas yang dilakukan
dalam sekretariat (aktifitas dinamis)
Macam Sekretaris
1.
Sekretaris pribadi/pimpinan
(private secretary)
è
Sekretaris ini hanya akan
sebagai mediator (perantara) pimpinan
-
Tanggung jawab langsung pada
pimpinan
-
Harus mengetahui sifat,
keinginan, dan kebiasaan.
. Sekretaris
organisasi/perusahaan (executive secretary, bussiness secretary)
è
Sebagai manajer secara formal menjalankan
manajemen dan kepemimpinan karena berfungsi sebagai manajer sekretaris
(mempunyai bawahan)
Contoh : sekretaris wilayah
daerah, sekretaris lembaga pendidikan
2
Sebutan lain sekretaris menurut tempat dan
tugasnya
1. Sekretaris
organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat.
Contoh
: Panitera; penulis di pengadilan, Sekdes; sekretaris desa di kelurahan
Warkat :
bukti/ dokumen yang sengaja dibuat sebagai pengingat.
2. Sekretaris
organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan administrasi.
Contoh : Sekwilda(Sekretaris Wilayah Daerah),
Sekwilcam (Sekretaris Wilayah Kecamatan).
3. Sekretaris
organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik.
Contoh : Menlu dan Menhan
4. Sekretaris
organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang administrasi dan politik
dunia.
Contoh
: Sekjen PBB
Perbedaan Kantor Sekretariat dan Kantor
TataUsaha
a. Kantor
Sekretariat dikepalai oleh seorang sekretaris. Kegiatan sekretaris disebut
kesekretariatan.
Kantor
TU dikepalai oleh seorang Kepala TU
b. Pelaksanaan
kerja kantor sekretaris bersifat khusus yaitu membantu pucuk pimpinan secara
langsung.
Kantor
TU lebih menitikberatkan pada pelayanan yang bersifat umum dalam kepentingan
Kantor TU disebut Ketaausahaan
c. Kegiatan
kiatan kerja sekretaris disebut kegiatan kesekretariatan
Kegiatan
kerja TU disebut kegiatan ketatausahaan
Persyaratan jabatan sekretaris
Ada 2 tata kerja kearsipan :
d. Sistem
Sentralisasi
e. Sistem
Desentralisasi
Sistem Penyimapanan Arsip
a. Sistem
abjad (alphabetic)
b. Sistem
pokok masalah (subjek)
c. Sistem
wilayah (Geografi)
d. Sistem
tanggal (Chronologist)
e. Sistem
paduan
Penyusutan
Arsip
Rumus :
Jumlah
permintaan arsip
x
100 %
Jumlah seluruh arsip
GR Terry ; arsip yang baik(aktif) 15 – 20%,
di bawah itu pasif -> disusutkan