Arsip dan Dokumen

PENELUSURAN INFORMASI

(PERBEDAAN INFORMASI,

ARSIP dan DOKUMEN)

 

Oleh

Petra Lugas N          D1509067

         

 

PERBEDAAN INFORMASI, ARSIP DAN DOKUMEN

MENURUT	INFORMASI	ARSIP	DOKUMEN
DEFINISI	1.data yang telah diolah atau merupakan hasil pengkajian yang kemudian dikirimkan kepada orang/unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi 2.keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca, yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau non-elektronik.	Kumpulan data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.	1.sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis 2.data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
BENTUK	Cetak : Buku, Majalah, Surat Kabar Non Cetak : Audio visual, Digital atau elektronik	warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen	arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik

MENURUT	INFORMASI	ARSIP	DOKUMEN
JENIS	Lesan dan Tertulis	Statis dan Dinamis	Aktif dan Inaktif
FUNGSI	Pemberitahuan bagi yang membutuhkan sebagai data	Sebagai pengingat sesuatu (peristiwa)	Sebagai kumpulan informasi pengingat sesuatu
PENGELOLAAN	a.     Mencari informasi dari sumber b.     Mencatat informasi c.     Mengolah sesuai yang dibutuhkan d.     Menyimpan informasi	Penerimaan(Klasifikasi) arsip Penyimpanan arsip Pemeliharaan arsip Penemuan arsip kembali	Mengklasifikasi Penyimpanan Pemeliharaan Penemuan kembali
YANG MENGELOLA	Pengolah informasi	Unit Arsip/Kearsipan	Unit Arsip/Kearsipan(bisa masing-masing pada unit)
PENGOLAHAN	- Menerima informasi - Mensortir informasi yang dibutuhkan - Menyusun sesuai klsifikasi - Menyimpan - Menelusuri kembali	- Mengolah arsip masuk dan keluar - Mengklasifikasikan arsip - Menyimpan arsip pada tempatnya - Menemukan kembali arsip	- Mengolah dokumen yg ada - Mengklasifikasikan dokumen - Menyimpan dokumen - Menemukan kembali dokumen

MENURUT	INFORMASI	ARSIP	DOKUMEN
PENYIMPANAN	-Dalam bentuk catatan -Rekaman -Dalam flashdish, CD - Brankas	-  Cetak : Map, Filling cabinet, Box, Brankas,Rak arsip, Lemari arsip - Elektronik :flash, CD	-  Cetak : Map, Filling cabinet, Box, Rak arsip, Lemari arsip -  Elektronik :flash, CD
LEMBAGA		-  Badan Kearsipan	-  Badan Kearsipan
CONTOH	-      Diadakan Sholat Idul Adha tanggal 6 November 2011 -      Diadakan Upacara Peringatan Hari Pahlawan 10 November 2011 di Stadion R Maladi	-  Kumpulan photo kegiatan Idul Adha -  Kumpulan rekaman kegiatan Idul Adha	-  Photo kegiatan Idul Adha -  Video kegiatan Idul Adha

DAFTAR PUSTAKA

http://ppidkemkominfo.files.wordpress.com/2011/06/pedoman-pengelolaan-info-depkominfo-final-rev27-juni-2011.pdf

http://www.slideshare.net/royhan_benasetya/kesekretarisan-untuk-smk

http://femanajemen.unila.ac.id/~perkuliahan/bahanajar/management%20administrasi%20perkantoran%20mOdErn.%20revised.ppt

http://www.belbuk.com/manajemen-arsip-dinamis-pengantar-memahami-dan-mengelola-informasi-dan-dokumen-p-6636.html