Kesekretarisan

 Catatan

Dosen Dra C Dyah Sulistyaningrum Indrawati, M.Pd

Pengertian Sekretaris

            Bahasa Latin : secretum artinya rahasia.

è    Orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan secretarium / seretarium

Bahasa Perancis : secretaire

Bahasa Belanda : secretaries

Bahasa Inggris : secretary

Pendapat M. Braum dan Ramon ( Portugal )

è    Seorang pembantu pemimpin yang memiliki tugas pendiktean, menyiapkan, menerima, memeriksa atau mengingatkan pemimpin guna meningkat efektifitas dari pemimpin.

Persamaan & Perbedaan

            Sekretaris dan Penulis

Penulis : orang yang tugasnya menulis / kecakapan kerja tulis menulis.

Contoh ; dalam kepanitiaan, organisasi

Sekretaris : lebih luas cakupannya

Sekretaris : subyek / orangnya.

Kesekretarisan : seluk beluk sekretaris

Sekretariat        : tempat sekretaris (aktifitas statis)

                        Unsur sekretariat : a. Tempat b. Manusia c. Sarana

Kesekretariatan : aktifitas yang dilakukan dalam sekretariat (aktifitas dinamis)

Macam Sekretaris

1.      Sekretaris pribadi/pimpinan (private secretary)

è    Sekretaris ini hanya akan sebagai mediator (perantara) pimpinan

-         Tanggung jawab langsung pada pimpinan

-         Harus mengetahui sifat, keinginan, dan kebiasaan.

 . Sekretaris organisasi/perusahaan (executive secretary, bussiness secretary)

è    Sebagai manajer secara formal menjalankan manajemen dan kepemimpinan karena berfungsi sebagai manajer sekretaris (mempunyai bawahan)

Contoh : sekretaris wilayah daerah, sekretaris lembaga pendidikan

2

Sebutan lain sekretaris menurut tempat dan tugasnya

1.      Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat.

Contoh : Panitera; penulis di pengadilan, Sekdes; sekretaris desa di kelurahan

Warkat : bukti/ dokumen yang sengaja dibuat sebagai pengingat.

2.      Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan administrasi.

Contoh : Sekwilda(Sekretaris Wilayah Daerah), Sekwilcam (Sekretaris Wilayah Kecamatan).

3.      Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik.

Contoh : Menlu dan Menhan

4.      Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang administrasi dan politik dunia.

Contoh : Sekjen PBB

Perbedaan Kantor Sekretariat dan Kantor TataUsaha

a. Kantor Sekretariat dikepalai oleh seorang sekretaris. Kegiatan sekretaris disebut kesekretariatan.

Kantor TU dikepalai oleh seorang Kepala TU

b.      Pelaksanaan kerja kantor sekretaris bersifat khusus yaitu membantu pucuk pimpinan secara langsung.

Kantor TU lebih menitikberatkan pada pelayanan yang bersifat umum dalam kepentingan Kantor TU disebut Ketaausahaan

c.       Kegiatan kiatan kerja sekretaris disebut kegiatan kesekretariatan

Kegiatan kerja TU disebut kegiatan ketatausahaan

Persyaratan jabatan sekretaris

 Ada 2 tata kerja kearsipan :

d.      Sistem Sentralisasi

e.       Sistem Desentralisasi

Sistem Penyimapanan Arsip

a.       Sistem abjad                 (alphabetic)

b.      Sistem pokok masalah (subjek)

c.       Sistem wilayah            (Geografi)

d.      Sistem tanggal               (Chronologist)

e.       Sistem paduan

Penyusutan Arsip

Rumus :

Jumlah permintaan arsip           

                                              x 100 % 

Jumlah seluruh arsip

GR Terry ; arsip yang baik(aktif) 15 – 20%, di bawah itu pasif -> disusutkan